Bardzo dużo emocji budzi nadal temat związany z poprawnym udzielaniem informacji zwrotnej pracownikowi. Szczególnie tej negatywnej, której skrajnym przejawem jest karanie za przewinienia.

Czym się różni negatywna informacja zwrotna od karania?

1. Negatywna informacja zwrotna mówi o tym, co pracownik zrobił źle oraz może dotyczyć również sankcji, jakie mogą spotkać pracownika.
2. Karanie – szef wymierza karę za zachowanie, które doprowadziło do straty/niedopatrzenia/złamania zasad czy reguł

Nadal właściciele firm i menadżerowie zadają sobie 2 pytania;

• JAK mam poprawnie karać pracownika?
• CZY robię to dobrze?

Emocje wynikają z niezrozumienia prostych zasad udzielania informacji zwrotnej oraz słuchania dobrych rad z poradników, głównie tych zza oceanu.

Pamiętam, gdy sam miałem ukarać kogoś pierwszy raz, jako świeżo upieczony menadżer. Byłem mocno przestraszony. Na tyle, że przygotowałem sobie ściągę, CO i KIEDY powiem. I było łatwiej. Polecam wszystkim, którzy nie czują się pewnie.

Z negatywną informacją zwrotną jest pewien paradoks, który często widuję pracując z firmami. Otóż, kiedy pracownik i szef pracują razem w ramach „wspólnych prac” to znakomita część podwładnych pyta najpierw;

Dobra super, ale powiedz mi teraz, co robię ŹLE?

A równie duża część szefów spełnia prośbę pracownika. I robi to źle. I na dodatek równowaga pomiędzy ilością zauważanych dobrych i złych zachowań u pracownika jest zaburzona. Moc jest po stronie KRYTYKOWANIA!

Nawet, jeśli mówimy, że nam coś się podobało, to czynimy to niechętnie i niejako ze wstydem. ZA CO mam chwalić, przecież to jego praca! MNIE nikt nie chwalił!

Paradoks polega na tym właśnie, że, mimo, iż zdecydowanie częściej udzielamy negatywnej informacji zwrotnej nie potrafimy mówić o złych rzeczach w zachowaniu pracownika konstruktywnie. W tym przypadku trening nie czyni mistrza…

Prosty i sprawdzony algorytm karania

Nie napiszę jedyna słuszna, ale metoda FUKO jest PROSTA, SPRAWDZONA i KONSTRUKTYWNA

Fakty – co się wydarzyło, opis sytuacji?

Uczucia – co Ja, jako szef czuję w związku z zaistniałą sytuacją?

Konsekwencje – Interesy szefa, które zostały narażone na straty/koszty

Oczekiwania, – jakiej zmiany zachowania oczekuję/potrzebuję, aby czuć się komfortowo

*************************************************************************************

Tak mogłoby wyglądać FUKO w akcji;

SZEF:

Rafał, zaprosiłem Cię, ponieważ ZAMIERZAM Cię ukarać. To nie jest dla mnie przyjemna i łatwa sytuacja, możesz mi wierzyć.

Rafał, fakty są takie, że wczoraj miałeś podpisać zamówienie z ważnym dla nas, NOWYM klientem. Nie pojawiłeś się na tym spotkaniu, o czym dowiedziałem się od klienta, nie od Ciebie.

Swoim zachowaniem naraziłeś mnie na wysłuchiwanie pretensji klienta i jego żądanie lepszych warunków. Jest możliwe, że w ogóle wycofa się ze współpracy z nami.

W związku z powyższym postanowiłem Cię ukarać. Od dzisiaj przez cały najbliższy miesiąc będziesz każdego dnia wieczorem (albo następnego do godz.9.00 rano) wysyłał do mnie raport z dnia pracy. Codziennie zamiast jeden raz w tygodniu. Czy chcesz coś powiedzieć?

RAFAŁ:

Szefie, taka kara? Nie zdążyłem, bo korki były w mieście, to jak miałem zdążyć? A poza tym przed spotkaniem pakowałem jeszcze zamówienie dla innego klienta, bo magazynier mnie poprosił. Może mi Pan podaruje tym razem?

SZEF:

Bardzo mi przykro, ale swojej decyzji nie zmienię. Natomiast, jeśli chcesz, abym w jakiś sposób pomógł Ci w tym, aby podobna sytuacja nie pojawiła się w przyszłości, spotkajmy się w tym tygodniu i porozmawiajmy o tym. Rafał, jeśli podobna sytuacja zdarzy się w przyszłości – kara będzie dużo bardziej surowa. Chciałbym również, abyś po naszym spotkaniu zadzwonił  i przeprosił klienta. Zrobisz To?

RAFAŁ:

Oczywiście.

SZEF:

W takim razie to wszystko. Dziękuję za spotkanie. Do widzenia.

14 zasad karania pracownika, o których musisz pamiętać:

1. Zadbaj o to, aby to przykre w konsekwencjach spotkanie odbyło się w bliskiej odległości czasowej od przewinienia
2. Rozmowę przeprowadź w cztery oczy
3. Przygotuj się, sprawdzając krzyżowo, czy prawdą jest to, za co chcesz pracownika ukarać
4. Nigdy, przenigdy nie wysyłaj maila w sprawie ukarania pracownika! Nie żartuję poznałem takie „orły zarządzania”
5. Na wstępie spotkania zapowiedz, co się wydarzy, powiedz o własnych uczuciach.
6. Szef ma swoje zasady i reguły, które pracownicy znają. Warto nawiązać do nich, JEŚLI pracownik którąś z nich złamał
7. Dopuść pracownika do głosu TYLKO jeden raz! I TYLKO po zakomunikowaniu mu wyznaczonej kary.
8. Formuła „muszę Cię ukarać” („rodzic”) zachęca pracownika do dyskusji, ponieważ skoro „muszę” to na pewno nie masz na to ochoty. Jeśli powiesz „planuję, zamierzam” – przemawia przez Ciebie „dorosły”, z którym trudno dyskutować
9. Zaproponuj pomoc, aby podobna sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości
10. Jeśli grozisz sankcjami, pamiętaj o tym, aby je wykonać, gdy pracownik dokona przewinienia
11. Przygotuj swoją własną listę sankcji i dolegliwości, którą będziesz mógł użyć w stosunku do pracownika
12. Nie stosuj kanapki – najpierw dobre- potem ochrzan-potem pochwal. Budzi niezrozumienie i fałszywe poczucie w pracowniku, że nie jest tak źle jak mówi szef
13. Pamiętaj, że karzesz zachowanie pracownika, nie krytykuj jego, jako osoby
14. Jeśli to jest tylko możliwe, żądaj/oczekuj naprawienia błędu , czyli tego co jest powodem tej rozmowy

Teraz, kiedy już masz wszystko pod ręką zadbaj „po menadżersku” o to, aby jak najrzadziej karać.

SKUP się na dobrych rzeczach, to i tak wystarczająco trudne.

Wpis Ci się podobał? Napisz w komentarzu co myślisz o tych metodach i pobierz DARMOWY RAPORT “6 kroków jak pozyskać 70% więcej klientów“!